L’ABC delle riunioni

“Dai che tra dieci minuti ho un appuntamento con un cliente finiamo la riunione …Sì finiamola. Cosa abbiamo deciso? Ah ecco decidiamo rapidamente. Bene. Tutto chiaro. Allora …abbiamo finito.”

Fantozzi direbbe “la riunione che abbiamo fatto è una c***ta pazzesca!!!”

Diciamo che in Italia non siamo campioni di riunioni efficaci.  Quelle riunioni in cui: stabilisci cosa devi fare, analizzi per bene i termini della questione, trovi una soluzione ragionata, distribuisci i compiti e tutti vanno via con idee chiare e obiettivi definiti. Quelle riunioni che quando esci ti senti soddisfatto e con una buona energia addosso.

Macché, molto spesso partiamo male prima ancora di iniziare. Sì perché il tempo diventa un’opinione anziché un valore condiviso. Tradotto: le riunioni iniziano quasi sempre in ritardo, a volte lieve, a volte peggiore di quello accumulato da un Intercity in una giornata di neve.  NON INIZIARE UNA RIUNIONE IN RITARDO. Il tempo se ben usato è un fantastico contenitore dentro al quale si possono realizzare tanti progetti, ma non è un luogo “elastico”, a un certo punto si esaurisce e con lui anche le cose che potevi fare e non hai fatto.

SCEGLIERE ATTENTAMENTE CHI DEVE PARTECIPARE. La riunione inizia e a quel punto qualcuno assume la faccia a punto interrogativo. La domanda è amletica: “cosa ci sto a fare io qui?”. Le persone che sono “funzionali” alla riunione vanno scelte prima e con cura. Inutile tirar su, come con la rete da pesca, tutto lo staff di un ufficio, meglio porsi la domanda “chi serve per portare a casa il risultato di questa riunione?”.

CHIARIRE L’OBIETTIVO. Chi gestisce la riunione deve sapere cosa vuol, conseguire. A cosa serve la riunione? Che risultato voglio ottenere oggi e più a lungo termine?…….impariamo a darci risposte concrete a queste domande, così da poter riportare chiaramente cosa si vuole anche ai nostri interlocutori.

DARSI DELLE REGOLE E RISPETTARLE.  Una riunione non deve mai essere un evento circense. Senza nulla togliere al circo (che peraltro è molto ben organizzato ed ha una sua scaletta precisa), la riunione non può essere un luogo dove tutti si esibiscono in una personale performance senza tempi e senza paletti. Chi indice la riunione deve stabilire delle regole condivise che vanno dal non parlarsi addosso, non dilungarsi su argomenti che portano “fuori tema”, fino al non usare il cellulare.

RICORDARSI DOVE STIAMO ANDANDO E ANDARCI TUTTI INSIEME Sia che si debba risolvere un problema, sia che si lavori ad un progetto, o che si discuta di come raggiungere un budget, la riunione non deve mai perdere la bussola. Chi la gestisce deve analizzare sempre al meglio le proposte e le soluzioni suggerite, valorizzare i singoli interventi e ricordarsi di mettere nero su bianco.

LA RIUNIONE È COME UN IMBUTO. La parte inziale deve lasciare ampio spazio al ragionamento ed al brain storming sull’argomento dato. Tutti i partecipanti possono e devono proporre idee e soluzioni. Poi sta al team leader vagliare e scremare. Così il cerchio si stringe. Solo alla fine si sceglie la soluzione o l’azione più giusta da svolgere. E l’imbuto si stringe fino alla conclusione.

LE RIUNIONI VANNO CONCLUSE. Non si può scappare via dalla stanza senza aver fatto due cose fondamentali: 1. FEED BACK SULLE DECISIONI PRESE. E’ sempre opportuno rileggere le decisioni prese, affinché tutti siano pianamente consapevoli. 2. STABILIRE I COMPITI. La riunione non è un messaggio in bottiglia, lanciato in mare e abbandonato al suo destino. Dalla riunione si esce avendo stabilito chi fa cosa e in che tempi.

….solo a questo punto, si prende un caffè

Cristina Bardazzi, Professional Coach